La grande partie des factures délivrées dans le monde sont en version papier. Cependant, dans certains pays comme la France des lois ont été votées pour y remédier d’ici l’horizon 2024. En effet, la facture électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises, et ce, à la suite de la publication de la loi finances 2020.
Facture électronique : définition
La facture électronique n’est pas un thème nouveau. Elle est connue par beaucoup de personnes. Cependant, pour qu’elle ait une valeur légale, elle doit respecter la définition instaurée par l’article 289 du code général des impôts. En effet, ce dernier stipule qu’une facture est considérée comme électronique par l’administration fiscale si et seulement si le processus est dématérialisé de bout en bout. Cela veut tout simplement dire qu’elle ne doit en aucun cas être imprimée. Par ailleurs, l’émetteur d’une facture électronique doit obligatoirement être en mesure de garantir non seulement l’authenticité de l’origine, mais aussi, la lisibilité et l’intégrité du document.
Pour ce faire, trois protocoles sont mis à la disposition des entreprises. Il s’agit de l’EDI qui se définit comme l’échange de données informatisé, de la signature électronique et enfin de la piste d’audit fiable. Cette dernière constitue le plus souple des trois protocoles.
Les différents types de factures électroniques
La définition d’une facture électronique est plus axée sur le processus d’émission que sur les formats particuliers. Notez qu’il existe quelques types qui se déclinent actuellement sur le marché.
La facture PDF
Cette dernière constitue le format de facture le plus répandu en matière de dématérialisation. Elle se révèle pratique aussi bien pour les entreprises que pour les particuliers.
La facture « structurée »
Ce format de facture se révèle un peu plus complexe, car il est illisible pour l’humain. En effet, la lecture de ce type de facture est effectuée par un logiciel de gestion. La facture structurée offre la possibilité à ceux qui l’adoptent d’automatiser complètement les tâches de saisie.
La facture mixte
La facture mixte n’est rien d’autre qu’une combinaison de la facture structurée et de la facture PDF. Elle contient à la fois, une partie lisible pour le collaborateur et une partie de données structurées pour les logiciels.
Les avantages de la facture électronique
La facture papier impose un processus non seulement chronophage, mais aussi coûteux à tout niveau. En effet, une entreprise aussi petite soit-elle, sera contrainte de déléguer au moins un employé pour la réception, le tri, le scan et enfin la saisie des factures. En plus, le processus d’expédition des factures peut engendrer des pertes de documents et un accès difficile à l’information. Au vu de tout ceci, les spécialistes estiment le coût d’une facture papier à 15 euros. Cela est énorme pour une entreprise.
Avec la dématérialisation des factures, les entreprises pourront faire des économies considérables avec la possibilité de disposer d’une archive de facture numérisée puis accessible en temps réel et à distance. Cela évitera les pertes de temps, de facture et augmentera par conséquent la productivité des entreprises. Ce sont d’importantes raisons d’opter pour une facture électronique.
